Durée légale de conservation

Aperçu des diverses durées de conservation pour les différents types de documents.

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APERÇU DES DÉLAIS PERTINENTS

APERÇU DES DÉLAIS PERTINENTS

Vous vous demandez parfois quelle est la durée de conservation appropriée pour vos documents? Vous vous interrogez sur la nécessité de les conserver ou si vous pouvez les détruire ? Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider. Vous n’avez pas à vous soucier tous les jours des obligations de conservation, car notre équipe d’archivistes est à votre disposition.

Combien de temps dois-je généralement conserver les documents?

Tout va varier en fonction du genre d’entité à laquelle vous appartenez (qu’il s’agisse d’une entité publique, privée ou associative), de votre domaine d’activité (comme la santé, la finance, le droit, l’aéronautique, par exemple) et sur service auquel vous êtes affilié.

 

• Les documents commerciaux doivent être conservés pendant la durée d’application du contrat. Les délais de conservation ne commenceront qu’après la clôture du contrat. 

• Les registres financiers sont généralement conservés pendant une période de 10 ans. Après avoir passé un contrôle et reçu un quitus attestant que tout a été vérifié et validé, vous pouvez détruire les documents correspondants 1 an après avoir reçu ce quitus (et conserver celle-ci comme preuve). Si vous bénéficiez de subventions européennes, le délai de conservation est prolongé... 

• Les documents RH subissent très peu d’élimination et sont conservés longtemps pour pouvoir répondre aux demandes de retraites. Ici, le délai de conservation du dossier de carrière commence à la date de naissance de l’employé.e ! 

 

Chaque dossier, selon sa thématique, aura sa durée de conservation et son sort final (conservation ou destruction). 

 

Quels sont les documents qui doivent être conservés sous forme papier?

En général, tous les documents synthèse ou bilan de l’activité sont conservés, les budgets et comptes annuels, les comptes-rendus d’assemblée générale, de CoDir. Les documents préparatoires pourront être éliminés au bout d’un temps. Vos documents originaux signés sont en papier, vous devez conserver cette version car elle fera foi en cas de litige. Vos documents sont numériques et signés électroniquement (les marchés publics par exemple), cette version sera votre justificatif. Important : quel que soit le support, papier ou numérique, tous les documents soumis à conservation doivent rester lisibles et disponibles pendant toute la durée de conservation. 

Que faire après l'expiration du délai de conservation?

  •  À la fin de la période de conservation, certains documents peuvent être détruits. 

Faites détruire vos documents sensibles de manière professionnelle et dans le respect des réglementations en matière de protection des données. Vous pouvez compter sur des experts tels que Rhenus Office Systems. 

  • D’autres documents sont à conserver « à vie ». 

Conservez vos espaces pour votre activité et confiez-nous vos archives. Les sites et activités de Rhenus Office Systems sont certifiés NF, ISO et SIAF pour vous garantir un espace de conservation et un service de qualité. 

 

 

Pour votre information: 

Type de document 

Durée de conservation 

Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale 

 

5 ans (après la clôture du contrat) 

Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 

 

2 ans 

Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €

 

10 ans à partir de la livraison ou de la prestation 

 

Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 

 

30 ans

Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) 

 

5 ans pour les sociétés privées / 10 ans pour le public (exception si quitus de contrôle ou subventions européennes) 

 

Document de transport de marchandises 

 

5 ans

Déclaration en douane 

 

3 ans

Police d'assurance 

 

2 ans à partir de la résiliation du contrat 

 

Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 

 

5 ans à partir de la fin de la protection 

Dossier d'un avocat 

 

5 ans à partir de la fin du mandat 

 

 

 

Registres comptables:

Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire, etc. 

 

10 ans à partir de la clôture de l'exercice puis conservation à vie pour les organismes publics 

 

Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. 

 

10 ans à partir de la clôture de l'exercice 

 

 

Documents fiscaux:

Les livres, registres, documents ou pièces justificatives sur lesquels les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration peuvent être exercés doivent être conservés pendant une période de 6 ans. 

Ce délai court à partir de : 

  • la dernière opération inscrite dans les livres ou registres, 
  • ou de la date à laquelle les documents ont été établis. 

Exemple : les éléments relatifs aux revenus de 2015, déclarés en 2016, doivent être conservés jusqu'à la fin de l'année 2021.

Impôt sur le revenu et sur les sociétés 

 

6 ans 

Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 

 

6 ans 

Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral) 

 

6 ans

Impôts directs locaux (taxes foncières ...) 

 

6 ans 

Cotisation foncière des entreprises (CFE: CFE : Centre de formalités des entreprises) et CVAE: CVAE : Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises 

 

6 ans

Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA: TVA : Taxe sur la valeur ajoutée et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...) 

 

6 ans

 

Documents d'entreprise:

Statuts d'une société, d'un GIE: GIE : Groupement d'intérêt économique ou d'une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts)  

 

5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS: RCS : Registre du commerce et des sociétés) 

 

Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) 

 

10 ans à partir de la clôture de l'exercice 

 

Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) 

 

5 ans

- Registre de titres nominatifs 

- Registre des mouvements de titres 

- Ordre de mouvement 

- Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration 

5 ans

Feuille de présence et pouvoirs 

 

3 derniers exercices 

Rapport du gérant ou du conseil d'administration 

 

3 derniers exercices 

Rapport des commissaires aux comptes 

 

3 derniers exercices 

 

Gestion du personnel:

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 

 

5 ans

Registre unique du personnel 

 

5 ans à partir du départ du salarié 

Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. 

 

5 ans 

Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 

 

3 ans 

Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 

 

3 years 

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation 

 

1 an pour la gestion des absences ou 5 ans si assimilié à un justificatif de la paie 

 

- Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail 

- Vérification et contrôle du comité social et économique - CSE (ex-CHSCT) 

 

Declaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie

 

5 ans 

 

5 ans 

 

5 ans

 

 

Ces données sont fournies à titre indicatif et Rhenus Office Systems France ne peut être tenu responsable de leur utilisation. 

 

 

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