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Rhenus Office Systems France SAS met à votre disposition une gamme complète de services pour répondre à tous vos besoins.

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Explorez nos solutions d’archivage personnalisées, adaptées aux spécificités de chaque secteur. Rhenus Office Systems France vous apporte expertise, conformité et sécurité, que vous soyez architecte, avocat, assureur ou tout autre professionnel, pour une gestion documentaire en toute tranquillité.

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Notre engagement qualité
Chez Rhenus Office Systems France, la qualité est une priorité absolue. Nous assurons la sécurité de vos archives grâce à des entrepôts hautement protégés, des certifications rigoureuses, des audits réguliers, des contrôles KPI et un personnel formé et engagé.

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Localisation des sites
Découvrez nos sites d’archivage physique situés au Havre, à Paris et à Toulouse. Rhenus Office Systems vous propose des solutions 100 % adaptées, sécurisées et sans sous-traitance pour gérer vos documents en toute confiance.

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Traitement archivistique

Rhenus Office Systems France assure le traitement physique et numérique de vos archives privées ou publiques.

L'aide au traitement des archives

Nos archivistes qualifiés réalisent pour nos clients récolement, tri et classement en respectant les normes NF Z 42-013 pour l’archivage électronique et ISAD(G) (Norme générale et internationale de description archivistique) pour l’archivage physique. Le travail de nos archivistes vous garantit une mise en ordre intellectuelle et physique de vos documents ainsi qu’une continuité d’activité grâce à une meilleure gestion des données pour vos services. Quelle que soit la quantité de vos fonds d’archives, nous sommes présents et à l’écoute pour vous conseiller et vous accompagner dans le traitement archivistique.

Le processus

Prise de contact : Une prise de contact via notre formulaire ou par téléphone/ courriel est établie. Notre service commercial fait alors avec vous une revue de vos besoins. Un déplacement sur votre site est généralement nécessaire afin de pouvoir statuer sur une volumétrie exacte et/ou pour mieux comprendre votre requête.
A l’issue, nous vous établissons un devis de traitement d’archives et d’externalisation (si besoin). Certaines données peuvent être confusantes, c’est pour quoi nous vous assurons une écoute en cas de questions complémentaires sur le devis.
Traitement archivistique : Notre équipe d’archivistes diplômés se déplace sur votre site, pour un nombre de jours estimés dans le devis, afin de réaliser le traitement archivistique avec le plus de discrétion possible pour respecter votre environnement de travail. Si une externalisation est nécessaire, Rhenus Office Systems France procède alors à l’enlèvement de vos dossiers (en conteneurs ou en palettes). Notre personnel assure la prise en charge et le transport de vos documents jusqu’à notre site avec le plus grand professionnalisme et est soumis à une politique stricte de confidentialité. Notre équipe réalise le traitement archivistique en suivant les étapes suivantes et en suivant les réglementations en vigueur s’il s’agit d’archives publiques.
Tri & Classement : Permet de déterminer le sort final des documents (à conserver indéfiniment, à éliminer à terme, c’est-à-dire à l’issue de la durée d’utilité administrative (DUA), à détruire). Permet d’organiser et regrouper les documents selon des thématiques.
Rédaction des instruments de recherche et bordereau d’élimination : Un instrument de recherche fournit des indications plus ou moins détaillées sur le contenu de chaque article (l'article est l'unité intellectuelle et matérielle de base des archives, identifiée par une cote). Le bordereau d'élimination permet d'inventorier les documents éliminables.
Cotation & Rangement : Une fois les archives classées, une cote est attribuée à chaque unité d’archives. Les archives sont rangées en suivant les instruments de recherche et les cotations, dans le ou les sites que vous aurez indiqués préalablement.
Restitution des instruments de recherche et du bordereau d’élimination / intégration en base (en cas de stockage dans nos locaux) :
Tous les instruments de recherche vous sont ensuite remis en format Excel et PDF, ainsi que le bordereau d’élimination (en PDF). Ce dernier est à faire valider par les Archives départementales concernées, pour les archives des institutions publiques. Un code à barres individuel et anonymisant est apposé sur l’unité de stockage définie (conteneur, palette, logibox) puis vos archives sont stockées en nos locaux hautement sécurisés.

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Bénéfices 

Mieux libérer de l’espace

Profitez de plus d’espace de stockage suite au tri des archives et gagnez du temps dans vos recherches.

Mieux gérer ses données en toute sécurité

Organisation et clarté dans la gestion et la conservation des fonds d’archives pour une utilisation plus simple au quotidien.

Mieux respecter les législations en vigueur

Entretenir un fonds de documents en respectant les durées d’utilités administratives (DUA) et autres normes de conservation.

Qu'est-ce que le traitement archivistique ?

Le traitement archivistique désigne les opérations réalisées pour la gestion des archives. Cette procédure comporte plusieurs étapes, allant de l’évaluation des documents à archiver jusqu’à leur conservation et leur restitution. Chez Rhenus Office Systems, cette gestion est assurée par nos archivistes partout en France. Elle peut être effectuée ;

sur site (dans les bureaux de votre collectivité, de votre entreprise);
dans nos locaux.

De même, notre entreprise d’archivage vous propose 3 solutions pour la prise en charge de vos documents :

totale : nous nous occupons de toute la prestation d’externalisation ;
semi-partielle : nous intervenons uniquement pour l’inventaire ;
partielle : vous effectuez la conteneurisation et l’inventaire, et nous réalisons les autres étapes.

Alors si vous êtes à la recherche d’un prestataire, contactez-nous !

Comment accéder à des documents archivés ?

En confiant la gestion de vos archives à notre société, qui intervient dans toute la France, vous profitez d’une solution d'archivage physique adaptée à vos besoins. Ainsi, notre procédure de traitement archivistique inclut leur consultation. Si vous avez besoin d’y accéder, nous les mettons à votre disposition. Ce service de consultation se fait de 3 manières :

sur place, dans notre site ; dans vos locaux (nous vous apportons physiquement les documents à consulter) par exemple à Paris, Rouen, Le Havre, Toulouse ;
par mail, fax ou courrier grâce à la dématérialisation.

Quelle que soit la méthode retenue, elle est sécurisée (en particulier lors du transport d'archives), effectuée dans le respect des règles en vigueur, et de la confidentialité des données. Si vous avez des questions, n’attendez pas ! Contactez notre équipe !

Traitement des archives numériques et papiers, quelles différences ?

Chez Rhenus Office Systems, nous vous accompagnons dans la conservation et le traitement de vos archives papiers et numériques en France, à Paris, Le Havre, Rouen et Toulouse notamment. Ces deux solutions sont réalisées conformément aux normes en vigueur :

NF Z 42-013 pour les documents dématérialisés ;
ISAD(G) pour la gestion papier.

Concrètement, les différences entre ces deux procédures résident dans la méthode d’archivage, et la consultation de vos données. Si vous choisissez la solution électronique, vos dossiers sont dématérialisés et stockés sur un serveur sécurisé, un coffre-fort numérique. Vous pouvez y accéder à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe pour les consulter.

Si vous optez pour un traitement papier, vos documents sont rangés dans des boîtes de conservation et entreposés dans notre site de stockage, sécurisé ou dans vos locaux. Leur consultation se fait sur demande, et manuellement ou en version dématérialisée (envoi par mail ou fax par exemple).

Pour en savoir plus et obtenir un devis, n’hésitez pas à joindre notre société !

Question & Réponse 

Est-ce que tous les documents utilisés dans nos services sont des archives?

La théorie des trois âges en archivistique démontre que tous document utilisé est déjà une archive et que celui-ci suit un cycle : un document peu après sa création sera utilisé quotidiennement (archive courante), puis laissé dans un coin du bureau mais consulté de temps à autre (archive intermédiaire) pour finir comme un support plus consulté, à jeter ou à garder en fonction des données et de l’intérêt qu’il contient (archive définitive).

Est-il possible de détruire les archives qui ne sont plus utilisées?

Au cours du tri, les archives définitives peuvent être détruites, à condition que la durée d’utilité administrative (DUA) l’autorise. (Lien qui dirige vers article destruction)

Qu’est-ce que la durée d’utilité administrative (DUA) et le sort final d’une archive?

La durée d’utilité administrative (DUA) correspond au délai pendant lequel les documents doivent être conservés, car nécessaires à l’activité du service producteur et afin de conserver leur valeur probante. Durant cette DUA, les archives doivent être préservées par un système d’archivage. A l’issue de leur DUA, le sort final des documents archivés peut s’appliquer : conservation définitive ou élimination. La DUA et le sort final d’une archive sont réglementés : codes de loi (par exemple : code du travail, code des juridictions financières), circulaires…

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