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Archivage Physique

Rhenus Office Systems dispose de toutes les accréditations pour assurer une bonne conservation de vos documents. Nous vous garantissons un savoir-faire archivistique pour la gestion de vos données, gagnez de la place, du temps, de l’argent en confiant vos archives à notre entreprise.

Gestion de l’archivage

Vous recherchez des locaux sécurisés pour la gestion et la conservation de vos archives ? Chez Rhenus Office Systems France, nous vous garantissons un savoir-faire pour assurer la conservation des documents. Faire appel à Rhenus Office Systems France c’est s’assurer d’une gestion de A à Z de vos archives, de faire appel à des interlocuteurs directs et d’avoir la garantie d’une qualité de prestations exemplaires.

Le processus

Prise de contact : Une prise de contact via notre formulaire ou par téléphone est établie. Notre service commercial fait alors avec vous une revue de vos besoins. Un déplacement sur votre site peut être nécessaire afin de pouvoir statuer sur une volumétrie exacte ou pour mieux comprendre votre requête. A l’issue, nous vous établissons un devis d’externalisation d’archives. Certaines données peuvent être confusantes, c’est pour quoi nous vous assurons une écoute en cas de questions complémentaires sur le devis.
Tri : Nous savons que les durées de conservation des archives varient selon les documents. Selon vos besoins, nos équipes d’archivistes diplômés (grade de Master) peuvent vous aider à faire le tri de vos documents à archiver / détruire / numériser sur votre site ou sur le nôtre.
Prise en charge : Rhenus Office Systems France procède alors à l’enlèvement de vos dossiers (en conteneurs, en logibox ou en palettes) avec le plus de discrétion possible pour respecter votre environnement de travail. Notre personnel assure la prise en charge et le transport de vos documents jusqu’à notre site avec le plus grand professionnalisme et est soumis à une politique stricte de confidentialité.
Saisie des données : Arrivés en nos locaux, vos archives sont inventoriées et saisies selon le plan d’indexation convenu avec vous dans notre logiciel sécurisé développé en interne.
Stockage : un code à barres individuel et anonymisant est apposé sur l’unité de stockage définie (conteneur, palette, logibox) puis vos achives sont stockées en nos locaux hautement sécurisés.

Nos bâtiments sont agréés SIAF (Service Interministériel des Archives de France), ICPE (Installations Classées pour l’Environnement), titulaires des ISO 9001, ISO 27001 et de la norme AFNOR NF Z40-350 (cf. à l’onglet Nos Certifications). Nous sommes à votre disposition pour répondre à vos exigences et à l’enjeu majeur de la gestion et la conservation des archives au sein des administrations publiques et des entreprises.

Contactez-nous

Rhenus Office Systems France propose également un outil CRM pour ses clients. Le logiciel ARCHIBOX est développé en interne et vous permet une gestion à distance des documents. Consulter un inventaire, les dates de destructions ou encore demander une livraison, toutes les actions nécessaires à votre quotidien sont possibles avec ARCHIBOX !

Pourquoi choisir le stockage en LOGIBOX ?

Réduction des volumes facturés (re-compactage des unités d’archives après des campagnes de destruction, restitution définitive d’archives en cours de marché).
Rhenus Office Systems France prend à sa charge le coût d’achat de ces contenants et vous permet ainsi de réaliser une économie sur les frais de fournitures, au moment le prise en charge initiale.
Optimisation des recherches des unités d’archives de par le conditionnement qu’il propose. Il supprime les opérations de manutention qu’engendrent les conteneurs (conditionnement, ouverture/fermeture du conteneur, palettisation etc.)
Confidentialité, son rangement dans les espaces de stockage ne laisse apparaître que la tranche où est apposé son identifiant numérique unique, permettant de le retrouver instantanément.
Qualité de conservation des documents, les unités d’archives sont protégées (lumière et poussière) et ne subissent pas d’écrasement. Il retarde la propagation des flammes en cas d’incendie (classé M3 : moyennement inflammable).
Fabrication éco-responsable à partir de particules issues de récupération de la filière bois. Sa durée de vie est quasi illimitée. Il évite le gaspillage des conteneurs devenus hors d’usage à l’occasion d’écrasements grâce à sa conception adaptée.

Bénéfices

Un gain d’espace

Externaliser vos archives vous permet d’optimiser l’agencement de vos locaux.

Un gain de temps

Déléguer la gestion de vos archives et consacrez-vous pleinement à votre activité

Un gain de coût

Réduisez vos coûts immobiliers et ne payez que le volume occupé par vos archives

Q&A

Que stocke Rhenus Office Systems France?

En tant que prestataire de services d'archivage, nous stockons tout type les documents et fichiers. En plus de l'archivage, nos services comprennent également la gestion des documents et l'aide à la mise en place d’une gestion d’archives conforme à la loi pour votre entreprise.

Comment puis je avoir accès à mes archives une fois stockées chez Rhenus?

Chacun de nos clients possède un accès à notre propre logiciel de gestion des archives, qui lui permet d’avoir un accès en temps réel à l’inventaire, au statut, à la commande de ses documents. Depuis cette plateforme, le client peut commander une numérisation, un envoi, une livraison de conteneur ou encore, demander une destruction ou une sortie définitive.

Quel est l’intérêt d’archiver?

L’archivage des documents d’entreprise est obligatoire et est requis pour les différents enjeux juridiques, financiers, historiques... Confier ses documents à Rhenus vous permet également de déléguer la gestion complète de vos documents (recherches, tri, inventaire, destructions...).

Assurez votre avenir, nous conservons votre passé

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