Traitement archivistique

• Prise de contact : Une prise de contact via notre formulaire ou par téléphone/ courriel est établie. Notre service commercial fait alors avec vous une revue de vos besoins. Un déplacement sur votre site est généralement nécessaire afin de pouvoir statuer sur une volumétrie exacte et/ou pour mieux comprendre votre requête. 
  A l’issue, nous vous établissons un devis de traitement d’archives et d’externalisation (si besoin). Certaines données peuvent être confusantes, c’est pour quoi nous vous assurons une écoute en cas de questions complémentaires sur le devis. 
• Traitement archivistique : Notre équipe d’archivistes diplômés se déplace sur votre site, pour un nombre de jours estimés dans le devis, afin de réaliser le traitement archivistique avec le plus de discrétion possible pour respecter votre environnement de travail. Si une externalisation est nécessaire, Rhenus Office Systems France procède alors à l’enlèvement de vos dossiers (en conteneurs ou en palettes). Notre personnel assure la prise en charge et le transport de vos documents jusqu’à notre site avec le plus grand professionnalisme et est soumis à une politique stricte de confidentialité. Notre équipe réalise le traitement archivistique en suivant les étapes suivantes et en suivant les réglementations en vigueur s’il s’agit d’archives publiques.
• Tri & Classement : Permet de déterminer le sort final des documents (à conserver indéfiniment, à éliminer à terme, c’est-à-dire à l’issue de la durée d’utilité administrative (DUA), à détruire). Permet d’organiser et regrouper les documents selon des thématiques.
• Rédaction des instruments de recherche et bordereau d’élimination : Un instrument de recherche fournit des indications plus ou moins détaillées sur le contenu de chaque article (l'article est l'unité intellectuelle et matérielle de base des archives, identifiée par une cote). Le bordereau d'élimination permet d'inventorier les documents éliminables. 
• Cotation & Rangement : Une fois les archives classées, une cote est attribuée à chaque unité d’archives. Les archives sont rangées en suivant les instruments de recherche et les cotations, dans le ou les sites que vous aurez indiqués préalablement. 
• Restitution des instruments de recherche et du bordereau d’élimination / intégration en base (en cas de stockage dans nos locaux) : 

  Tous les instruments de recherche vous sont ensuite remis en format Excel et PDF, ainsi que le bordereau d’élimination (en PDF). Ce dernier est à faire valider par les Archives départementales concernées, pour les archives des institutions publiques. Un code à barres individuel et anonymisant est apposé sur l’unité de stockage définie (conteneur, palette, logibox) puis vos archives sont stockées en nos locaux hautement sécurisés. 

Contactez-nous

Le traitement archivistique désigne les opérations réalisées pour la gestion des archives. Cette procédure comporte plusieurs étapes, allant de l’évaluation des documents à archiver jusqu’à leur conservation et leur restitution. Chez Rhenus Office Systems, cette gestion est assurée par nos archivistes partout en France. Elle peut être effectuée ;

• sur site (dans les bureaux de votre collectivité, de votre entreprise);
• dans nos locaux.

De même, notre entreprise d’archivage vous propose 3 solutions pour la prise en charge de vos documents :

• totale : nous nous occupons de toute la prestation d’externalisation ;
• semi-partielle : nous intervenons uniquement pour l’inventaire ;
• partielle : vous effectuez la conteneurisation et l’inventaire, et nous réalisons les autres étapes.

Alors si vous êtes à la recherche d’un prestataire, contactez-nous !

En confiant la gestion de vos archives à notre société, qui intervient dans toute la France, vous profitez d’une solution d'archivage physique adaptée à vos besoins. Ainsi, notre procédure de traitement archivistique inclut leur consultation. Si vous avez besoin d’y accéder, nous les mettons à votre disposition. Ce service de consultation se fait de 3 manières :

• sur place, dans notre site ; dans vos locaux (nous vous apportons physiquement les documents à consulter) par exemple à Paris, Rouen, Le Havre, Toulouse ;
• par mail, fax ou courrier grâce à la dématérialisation.

Quelle que soit la méthode retenue, elle est sécurisée (en particulier lors du transport d'archives), effectuée dans le respect des règles en vigueur, et de la confidentialité des données. Si vous avez des questions, n’attendez pas ! Contactez notre équipe !

Chez Rhenus Office Systems, nous vous accompagnons dans la conservation et le traitement de vos archives papiers et numériques en France, à Paris, Le Havre, Rouen et Toulouse notamment. Ces deux solutions sont réalisées conformément aux normes en vigueur :

• NF Z 42-013 pour les documents dématérialisés ;
• ISAD(G) pour la gestion papier.

Concrètement, les différences entre ces deux procédures résident dans la méthode d’archivage, et la consultation de vos données. Si vous choisissez la solution électronique, vos dossiers sont dématérialisés et stockés sur un serveur sécurisé, un coffre-fort numérique. Vous pouvez y accéder à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe pour les consulter.

Si vous optez pour un traitement papier, vos documents sont rangés dans des boîtes de conservation et entreposés dans notre site de stockage, sécurisé ou dans vos locaux. Leur consultation se fait sur demande, et manuellement ou en version dématérialisée (envoi par mail ou fax par exemple).

Pour en savoir plus et obtenir un devis, n’hésitez pas à joindre notre société !