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Archivage Physique

Rhenus Office Systems France disposons de toutes les accréditations pour assurer une bonne conservation de vos documents. Nous vous garantissons un savoir-faire archivistique pour la gestion de vos données, gagnez de la place, du temps, de l’argent en confiant vos archives à notre entreprise.

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Gestion de l’archivage

Vous recherchez des locaux sécurisés pour la gestion et la conservation de vos archives ? Chez Rhenus Office Systems France, nous vous garantissons un savoir-​faire pour assurer la conservation des documents. Faire appel à Rhenus Office Systems France c’est s’assurer d’une gestion de A à Z de vos archives, de faire appel à des interlocuteurs directs et d’avoir la garantie d’une qualité de prestations exemplaires. 

Le processus

  • Prise de contact : Une prise de contact via notre formulaire ou par téléphone est établie. Notre service commercial fait alors avec vous une revue de vos besoins. Un déplacement sur votre site peut être nécessaire afin de pouvoir statuer sur une volumétrie exacte ou pour mieux comprendre votre requête. A l’issue, nous vous établissons un devis d’externalisation d’archives. Certaines données peuvent être confusantes, c’est pour quoi nous vous assurons une écoute en cas de questions complémentaires sur le devis. 
  • Tri :  Nous savons que les durées de conservation des archives varient selon les documents.  Selon vos besoins, nos équipes d’archivistes diplômés (grade de Master) peuvent vous aider à faire le tri de vos documents à archiver / détruire / numériser sur votre site ou sur le nôtre.  
  • Prise en charge : Rhenus Office Systems France procède alors à l’enlèvement de vos dossiers (en conteneurs, en logibox ou en palettes) avec le plus de discrétion possible pour respecter votre environnement de travail. Notre personnel assure la prise en charge et le transport de vos documents jusqu’à notre site avec le plus grand professionnalisme et est soumis à une politique stricte de confidentialité. 
  • Saisie des données : Arrivés en nos locaux, vos archives sont inventoriées et saisies selon le plan d’indexation convenu avec vous dans notre logiciel sécurisé développé en interne.
  • Stockage : un code à barres individuel et anonymisant est apposé sur l’unité de stockage définie (conteneur, palette, logibox) puis vos achives sont stockées en nos locaux hautement sécurisés.

Nos bâtiments sont agréés SIAF (Service Interministériel des Archives de France), ICPE (Installations Classées pour l’Environnement), titulaires des ISO 9001, ISO 27001 et de la norme AFNOR NF Z40-350 (cf. à l’onglet Nos Certifications). Nous sommes à votre disposition pour répondre à vos exigences et à l’enjeu majeur de la gestion et la conservation des archives au sein des administrations publiques et des entreprises. 

Pourquoi choisir le stockage en LOGIBOX ?

Rhenus Office Systems France propose également un outil CRM pour ses clients. Le logiciel ARCHIBOX est développé en interne et vous permet une gestion à distance des documents. Consulter un inventaire, les dates de destructions ou encore demander une livraison, toutes les actions nécessaires à votre quotidien sont possibles avec ARCHIBOX !

  • Réduction des volumes facturés (re-compactage des unités d’archives après des campagnes de destruction, restitution définitive d’archives en cours de marché).
  • Rhenus Office Systems France prend à sa charge le coût d’achat de ces contenants et vous permet ainsi de réaliser une économie sur les frais de fournitures, au moment le prise en charge initiale.
  • Optimisation des recherches des unités d’archives de par le conditionnement qu’il propose. Il supprime les opérations de manutention qu’engendrent les conteneurs (conditionnement, ouverture/fermeture du conteneur, palettisation etc.)
  • Confidentialité, son rangement dans les espaces de stockage ne laisse apparaître que la tranche où est apposé son identifiant numérique unique, permettant de le retrouver instantanément.
  • Qualité de conservation des documents, les unités d’archives sont protégées (lumière et poussière) et ne subissent pas d’écrasement. Il retarde la propagation des flammes en cas d’incendie (classé M3 : moyennement inflammable).
  • Fabrication éco-responsable à partir de particules issues de récupération de la filière bois. Sa durée de vie est quasi illimitée. Il évite le gaspillage des conteneurs devenus hors d’usage à l’occasion d’écrasements grâce à sa conception adaptée.

Bénéfices

Un gain d’espace

Externaliser vos archives vous permet d’optimiser l’agencement de vos locaux.

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Un gain de temps

Déléguer la gestion de vos archives et consacrez-vous pleinement à votre activité

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Un gain de coût

Réduisez vos coûts immobiliers et ne payez que le volume occupé par vos archives

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C’est quoi l’archivage physique ?

La définition de l’archivage physique peut se résumer ainsi : il s’agit d’une obligation pour les entreprises, qui consiste à conserver et gérer des documents papiers. Il existe d’ailleurs des durées légales pour les garder, et le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 prévoit 3 types d’archives :

 

  • courantes ;
  • intermédiaires ;
  • définitives.

 

Chez Rhenus Office Systems, nous accompagnons dans toute la France les entreprises dans leur archivage physique en leur proposant des solutions de gestion adaptées à leurs besoins. Le stockage est effectué dans nos sites sécurisés situés à Paris, Toulouse et Aubevoye. La conservation des archives est réalisée dans des conditions optimales, et dans le respect des normes en vigueur, dans des bâtiments en béton armé. La température et l’hygrométrie y sont idéales afin d’éviter l’altération du papier au fil du temps. Alors n’hésitez pas à nous contacter pour obtenir plus d’informations, et un devis !

Pourquoi externaliser ses archives ?

Comme le laisse supposer la définition de l’archivage physique, la gestion et la conservation d’archives papiers prend de la place, et nécessite de l’organisation. Il faut disposer d’un site de stockage suffisamment grand pour toutes les accueillir, et veiller à leurs bonnes conditions de conservation. En déléguant cette tâche à un prestataire, telle notre société Rhenus qui intervient 

partout en France, les entreprises bénéficient du savoir-faire d’un spécialiste de l’archivage à Paris, à Rouen, Le Havre , Aubevoye et Toulouse. Cette externalisation se traduit par :

 

  • un gain de place et de temps puisqu’il n’est plus nécessaire pour elles d’avoir un espace de stockage en interne ;
  • une baisse et une maîtrise des coûts de conservation et gestion des archives papiers ;
  • un processus d’archivage physique simplifié, dans le respect des durées légales de conservation ;
  • une réduction des risques de perte de documents, car ils sont stockés dans des sites sécurisés.

Pourquoi faire appel à un expert de l’archivage physique ?

En confiant son archivage physique à un prestataire, une entreprise bénéficie de :

 

  • l’expertise d’un spécialiste du traitement archivistique ;
  • ses moyens matériels et humains ;
  • une solution conforme à ses besoins, aux contraintes de son activité.

 

Chez Rhenus, nous disposons de sites sécurisés à Paris, Toulouse, Aubevoye. Nous avons un vaste espace de stockage comprenant des rayonnages fixes ou mobiles, plateformes et rayonnages à palettes. Ainsi, nous pouvons leur proposer la meilleure solution pour la gestion de leurs archives.

Dans nos bâtiments, nous avons installé des détecteurs d’incendie, et des systèmes anti-intrusion reliés 7j/7 à un dispositif de télésurveillance.

De même, nous fournissons le matériel pour ranger les documents avant leur stockage dans nos locaux, et garantir l’intégrité du papier. Caisses, conteneurs, boîtes… nous avons différents contenants en stock dans nos bâtiments, pour tous les formats. Pour en savoir plus, contactez-nous !

Q&A

En tant que prestataire de services d'archivage, nous stockons tout type les documents et fichiers. En plus de l'archivage, nos services comprennent également la gestion des documents et l'aide à la mise en place d’une gestion d’archives conforme à la loi pour votre entreprise.

Chacun de nos clients possède un accès à notre propre logiciel de gestion des archives, qui lui permet d’avoir un accès en temps réel à l’inventaire, au statut, à la commande de ses documents. Depuis cette plateforme, le client peut commander une numérisation, un envoi, une livraison de conteneur ou encore, demander une destruction ou une sortie définitive.

L’archivage des documents d’entreprise est obligatoire et est requis pour les différents enjeux juridiques, financiers, historiques...  Confier ses documents à Rhenus vous permet également de déléguer la gestion complète de vos documents (recherches, tri, inventaire, destructions...).