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Rhenus Office Systems France SAS met à votre disposition une gamme complète de services pour répondre à tous vos besoins.

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Explorez nos solutions d’archivage personnalisées, adaptées aux spécificités de chaque secteur. Rhenus Office Systems France vous apporte expertise, conformité et sécurité, que vous soyez architecte, avocat, assureur ou tout autre professionnel, pour une gestion documentaire en toute tranquillité.

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Notre engagement qualité
Chez Rhenus Office Systems France, la qualité est une priorité absolue. Nous assurons la sécurité de vos archives grâce à des entrepôts hautement protégés, des certifications rigoureuses, des audits réguliers, des contrôles KPI et un personnel formé et engagé.

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Localisation des sites
Découvrez nos sites d’archivage physique situés au Havre, à Paris et à Toulouse. Rhenus Office Systems vous propose des solutions 100 % adaptées, sécurisées et sans sous-traitance pour gérer vos documents en toute confiance.

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Destruction confidentielle

Chez Rhenus Office Systems France, nous savons qu’il est primordial de bien gérer le stock de documents. En effet, une destruction de documents régulière permet de contrôler le flux des archives entrantes pour ne pas accumuler trop de documents inutilement et de vous aider à respecter le Règlement Général sur la Protection des données (RGPD).

Destruction professionnelle de documents

En France, la loi vous oblige à détruire les informations confidentielles pour éviter qu'elles soient reproduites et diffusées illégalement. Que vos archives à détruire soient stockées en nos locaux ou sur l’un de vos sites, nous appliquons une politique de confidentialité pour la destruction de vos différentes archives. nous procédons toujours de la même façon pour s’assurer que vos documents soient totalement détruits. Dans un premier temps, nous attendons toujours d’accuser réception d’un ordre écrit de votre part pour pouvoir procéder à la destruction de vos dossiers. Nous effectuons ensuite l’élimination de vos archives grâce à un broyeur industriel qui vous garantit donc une suppression totale de vos données et vous délivrons un certificat de destruction à l’issu. Dans le cadre de notre politique RSE, nous effectuons la reprise des documents broyés par un professionnel du recyclage.

Le processus

Prise de contact : Une prise de contact via notre formulaire ou par téléphone est établie. Notre service commercial fait alors avec vous une revue de vos besoins. Un déplacement sur votre site peut être nécessaire afin de pouvoir statuer sur une volumétrie exacte ou pour mieux comprendre votre requête. A l’issue, nous vous établissons un devis de destruction d’archives. Certaines données peuvent être confusantes, c’est pour quoi nous vous assurons une écoute en cas de questions complémentaires sur le devis.
Tri : Nous savons que les durées de conservation des archives varient selon les documents. Selon vos besoins, nos équipes d’archivistes diplômés (grade de Master) peuvent vous aider à faire le tri de vos documents à archiver / détruire / numériser sur votre site ou sur le nôtre.
Prise en charge : Rhenus Office Systems France procède alors à l’enlèvement de vos dossiers avec le plus de discrétion possible pour respecter votre environnement de travail. Notre personnel assure la prise en charge et le transport de vos documents jusqu’à notre site avec le plus grand professionnalisme et est soumis à une politique stricte de confidentialité.
Destruction : Vos documents sont transportés pour procéder à leur destruction au moyen de nos propres broyeurs industriels sur site. A l’issue de la destruction, nous vous éditons un certificat de broyage attestant de la bonne destruction confidentielle de vos documents. Dans le cadre de notre politique RSE, nous effectuons la reprise des documents broyés par un professionnel du recyclage.

Nous assurons également la destruction des documents déjà stockés sur notre site. Nous mettons en place un système de veille annuelle vous permettant de procéder à l’élimination des archives arrivant à échéance de conservation. Vous permettant ainsi de pouvoir gérer au mieux votre flux d’archives.

Bénéfices

Un gain d’espace

Détruire vos archives vous permet d’optimiser l’agencement de vos locaux.

Une protection de vos données

Mettre en place des process de destruction de vos documents arrivés à échéance de conservation vous permet de préserver la confidentialité de vos informations.

Un respect de la législation

Pour être conforme à la RGPD (Réglementation sur la protection des données), les entreprises doivent honorer une durée légale de conservation de leurs documents. A l’issue, il est primordial d’établir un process de destruction des archives arrivées à échéance légale de conservation.

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Mise en place d’une collecte de papier par collecteurs sécurisés

La destruction confidentielle ne concerne pas que les archives. C’est pour cela que Rhenus Office Systems France vous propose une offre de mise en place de collecteurs sécurisés et confidentiels de papier.

Ne craignez plus la fuite de données une fois vos documents jetés. Nos collecteurs sont placés en vos locaux et vous permettent de jeter vos papiers du quotidien dans des conteneurs sécurisés par clé. A votre demande ou via la mise en place d’une collecte régulière, nos équipes viennent assurer la rotation des matériels pleins par des vides et s’assurent du transport en nos locaux et de la bonne destruction des documents. A l’issue, vous recevez un certificat de destruction vous garantissant la bonne destruction par broyeur du contenu.

Pourquoi détruire ses documents ?

La destruction d’archives professionnelles par notre entreprise qui intervient dans toute la France - à Paris, Rouen, Le Havre ou Toulouse par exemple - participe à la bonne gestion de votre volume de documents papiers. En effet, chaque année, vous en stockez un nombre important, or tous ne sont pas destinés à être conservés éternellement. Si vous les gardez inutilement, vous encombrez vos espaces de stockage et vous vous exposez à des risques de perte. Les détruire vous permet de libérer de la place. Cela évite également les fuites :

de documents confidentiels, contenant des données personnelles tels des CV, des fichiers clients, des dossiers médicaux, immobiliers …etc. ;
d’informations stratégiques (bancaires ou fiscales par exemple).

Autant de données qu’il faut préserver de personnes malveillantes qui pourraient les utiliser pour des usages frauduleux. En confiant leur destruction à notre société d’archivage, vous vous prémunissez contre des vols et autres actes illégaux. Grâce au broyage, que notre entreprise réalise conformément aux normes en vigueur, les informations mentionnées dans vos dossiers et papiers sont illisibles, irrécupérables. Alors n’hésitez pas à contacter notre société pour en savoir plus !

La destruction des documents confidentiels est-elle obligatoire ?

La destruction d'archives à Paris , Rouen, Le Havre, Toulouse et dans toutes les villes de France est une obligation prévue par le RGPD, en vigueur depuis le 25 mai 2018. Si elle n’est pas respectée, des sanctions sont prévues par ce texte et le Code Pénal.

De même, ce règlement s’applique aussi bien aux données numériques qu’à celles figurant sur des dossiers papiers. Ainsi, tout établissement public ou privé qui collecte, traite et stocke des données à caractère personnel doit respecter les mesures du RGPD.

Parmi elles, figure la destruction de papiers contenant des données à caractère personnel quand :

elles ne sont plus utiles ;
le délai fixé pour leur conservation a expiré.

Cette opération doit être sécurisée pour éviter la perte de dossiers et la fuite de données. En vous adressant à notre entreprise de numérisation de documents confidentiels et d’élimination d’archives, vous profitez d’une solution de broyage conforme à ce règlement.

Pourquoi passer par Rhenus Office Systems ?

Pour la destruction d’archives professionnelles et de documents confidentiels, vous pouvez faire confiance à notre société dans toute la France, à Paris, Le Havre, Rouen ou Toulouse notamment. Nous effectuons cette opération dans le respect de notre politique de confidentialité et de l’anonymat, à l’aide d’un équipement de broyage industriel. Une technique fiable, que nous appliquons depuis des années, qui garantit la suppression de toutes vos données et informations.

De même, notre entreprise peut intervenir :

ponctuellement pour éliminer vos archives professionnelles, et directement dans vos locaux afin de les récupérer ;
régulièrement pour détruire des papiers et documents confidentiels que vous n’avez pas besoin de conserver longtemps.

Avec notre société Rhenus Office Systems, l’élimination de vos dossiers est sécurisée. Alors n’attendez plus pour nous les confier et contactez-nous pour recevoir un devis !

Q&A

Que devient le papier une fois broyé ?

Une fois broyés, les copeaux de papier sont ensuite envoyés en papeterie française pour un recyclage complet.

Comment bien évaluer le volume d’archives à détruire ?

Pour la facturation de nos prestations de destruction d’archives, nous effectuons au préalable un volume des documents que vous désirez détruire afin de ne vous facturer que le volume réel des archives que nous avons éliminé. Vous avez ainsi la maîtrise de votre budget.

Comment fonctionne la rotation des collecteurs sécurisés?

Une fois rempli ou à date prévue de rotation, nos équipes vous fournissent un collecteur vide et emportent le plein en nos locaux. Nous le broyons sur place et le papier est directement envoyé en papeterie française.

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