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Numérisation

Nos personnels qualifiés réalisent cette opération au sein de nos propres locaux ou directement sur le site du client. 

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Notre service

L’accès rapide aux documents est un élément clé du succès de toute entreprise. Les documents sont souvent requis dans différents services et traités simultanément par plusieurs personnes. Pour ce faire, nous numérisons toutes sortes de documents tels que dossiers, plans et factures et nous les indexons selon vos critères. Ceux-ci peuvent ensuite être récupérés et traités par tous vos collaborateurs, où qu’ils se trouvent. 

 

Le processus

Le processus

  • Prise de contact : Une prise de contact via notre formulaire ou par téléphone est établie. Notre service commercial fait alors avec vous une revue de vos besoins. Un déplacement sur votre site peut être nécessaire afin de pouvoir statuer sur une volumétrie exacte ou pour mieux comprendre votre requête et le process attendu. A l’issue, nous vous établissons un devis de numérisation d’archives. Certaines données peuvent être confusantes, c’est pour quoi nous vous assurons une écoute en cas de questions complémentaires sur le devis. 
  • Prise en charge : Rhenus Office Systems France procède alors à l’enlèvement de vos dossiers (au dossier, en conteneurs, en logibox ou en palettes) avec le plus de discrétion possible pour respecter votre environnement de travail. Notre personnel assure la prise en charge et le transport de vos documents jusqu’à notre site avec le plus grand professionnalisme et est soumis à une politique stricte de confidentialité. 
  • Préparation des documents : Avant toute numérisation, il est très important de bien préparer les fichiers. Retrait des agrafes, trombones, post-it occultant la visibilité d’un texte... Les documents sont ensuite classés par ordre de priorité de numérisation. 
  • Numérisation de vos documents : Une première numérisation d’un échantillon est réalisée afin de déterminer ensemble les axes d’amélioration a apporter au process. Une fois validée, la prestation débute alors. Chaque document est scanné et vérifié par notre personnel en nos locaux.  
  • Contrôle qualité et rendu des documents : Avant l’export des documents, un dernier contrôle qualité est réalisé visant à supprimer les potentiels doublons et à rescanner les pages mal numérisées. Suite à cela, les fichiers vous sont soumis de la manière que vous le souhaitez: Clé USB, Disque dur externe, logiciel interne Rhenus de partage de fichiers, dépose sur votre plateforme interne. 

Bénéfices

Reduction d’espace

L’espace qui était auparavant occupé par des fichiers et des dossiers est maintenant disponible à différentes fins, ce qui profite à votre entreprise

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Reduction des couts de stockage

Les impressions, le papier, et l’espace utilisé par votre entreprise ont un coût. La numérisation est un investissement qui sera rentable pour vous à long terme.

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Gain detemps

Déléguer la gestion de vos archives et consacrez-vous pleinement à votre activité.

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Qu’est-ce que la numérisation d’archives?

La numérisation d’archives par une prestataire permet de transformer des documents papiers en copies numériques. Ainsi dématérialisées, elles peuvent être consultées aisément par vos collaborateurs, sans devoir les sortir de leurs boîtes de stockage.

Chez Rhenus Office Systems, cette prestation fait partie des expertises de notre entreprise, que nous proposons aux professionnels de différents secteurs en France, à Paris, Rouen, Le Havre ou Toulouse notamment. Nous pouvons numériser tous les papiers soumis à une durée légale de conservation, dont :

 

  • des dossiers médicaux ;
  • des contrats ;
  • des commandes ;
  • des bilans comptables ;
  • des relevés bancaires …etc.

Pour en savoir plus, contactez notre société d’archivage !

Pourquoi confier cette tâche à un entreprise de numérisation?

En confiant le traitement de vos archives à un prestataire, telle notre entreprise en France, vous bénéficiez :

 

  • de notre expertise ;
  • d’un process de numérisation adapté à vos besoins, à votre activité; de documents numérisés avec l’OCR (reconnaissance automatique des caractères) ;
  • d’un accompagnement à chaque étape du process (inventaire et conditionnement des documents, transfert dans nos locaux, numérisation, indexation, mise à disposition dans une solution d’archivage numérique …etc.).

 

Déléguer cette tâche à notre entreprise vous permet aussi de gagner du temps, en particulier si vous avez un important volume de papiers à numériser. N’hésitez pas à nous contacter pour recevoir un devis !

Numériser des documents : quels sont les avantages?

Notre société d’archivage physique vous présente une solution sur-mesure, conforme à vos attentes. En optant pour une copie numérique de vos documents, vous profitez :

 

  • d’une gestion facilitée de vos archives pendant toute leur durée légale de conservation, puisqu’elles sont dématérialisées et donc, accessibles à distance ;
  • d’une recherche plus rapide des contrats ou dossiers à consulter, et d’un meilleur suivi de ces derniers ;
  • d’un gain d’espace dans vos locaux.

 

Vous réduisez également les coûts de stockage, et la sécurité de vos archives est renforcée. Vous évitez par exemple leur détérioration ou leur perte. Alors n’attendez plus pour choisir notre société comme prestataire de numérisation en France (à Paris, Toulouse, Le Havre, Rouen …etc.) !

 

Q&A

Une fois numérisés, nous vous proposons une multitude de possibilités de rendus: Disque dur externe, clé USB, dépose sur votre serveur privé ou encore, la mise à disposition sur notre propre logiciel interne de téléchargement de documents.

Nos opérateurs et opératrices de numérisation procèdent à plusieurs contrôles qualité. Le premier est fait lors du tri et préparation des documents, puis un second contrôle et fait juste avant la génération du PDF afin de vérifier qu’aucune feuille ne soit illisible ou manquante. Enfin, un contrôle par échantillonage est réalisé par le responsable avant envoi au client.

Notre expertise s’étend a une grande variété de documents. Nous sommes aptes à numériser des fiches de paie, des plans de bâtiments, des actes notariés, des dossiers RH, des bilans comptables, des dossiers de crédit bancaire etc.