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Rhenus Office Systems France SAS met à votre disposition une gamme complète de services pour répondre à tous vos besoins.

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Explorez nos solutions d’archivage personnalisées, adaptées aux spécificités de chaque secteur. Rhenus Office Systems France vous apporte expertise, conformité et sécurité, que vous soyez architecte, avocat, assureur ou tout autre professionnel, pour une gestion documentaire en toute tranquillité.

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Notre engagement qualité
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Notre engagement qualité
Chez Rhenus Office Systems France, la qualité est une priorité absolue. Nous assurons la sécurité de vos archives grâce à des entrepôts hautement protégés, des certifications rigoureuses, des audits réguliers, des contrôles KPI et un personnel formé et engagé.

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Localisation des sites
Découvrez nos sites d’archivage physique situés au Havre, à Paris et à Toulouse. Rhenus Office Systems vous propose des solutions 100 % adaptées, sécurisées et sans sous-traitance pour gérer vos documents en toute confiance.

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TRANSPORT DE DOCUMENTS

Nous savons qu’au sein d’une entreprise, le temps est précieux et vous coûte de l’argent. C’est pourquoi chez Rhenus Office Systems France, nous vous proposons nos services pour effectuer tous vos transferts de dossiers en France métropolitaine. Confiez-nous cette tâche souvent fastidieuse pour vous permettre de vous soulager dans l’organisation de votre travail.

Transportez vos documents avec Rhenus

Qu’il soit interne et ne concerne que des documents à descendre au sous-sol de votre bâtiment ou externe et impliquant un transfert d’archives à l’autre bout de la France, il est assuré par du personnel entrainé et qualifié tout en vous garantissant discrétion, vitesse d’exécution et confidentialité. Classer les dossiers, les mettre en cartons, les ranger de nouveau une fois transférés... cette opération est chronophage et complexe. Nous pouvons assurer un tri au préalable grâce a nos équipes d’archivistes diplômés et nos manutentionnaires expérimentés. Nous pouvons prendre en charge toute l’organisation, du classement à la mise en carton jusqu’au rangement et classement dans vos nouveaux locaux.

Le processus

Prise de contact : Une prise de contact via notre formulaire ou par téléphone est établie. Notre service commercial fait alors avec vous une revue de vos besoins. Un déplacement sur votre site peut être nécessaire afin de pouvoir statuer sur une volumétrie exacte ou pour mieux comprendre votre requête. A l’issue, nous vous établissons un devis de transfert d’archives. Certaines données peuvent être confusantes, c’est pour quoi nous vous assurons une écoute en cas de questions complémentaires sur le devis.
Tri optionnel : Nous savons que les durées de conservation des archives varient selon les documents. Selon vos besoins, nos équipes d’archivistes diplômés (grade de Master) peuvent vous aider à faire le tri de vos documents à archiver / détruire / numériser sur votre site ou sur le nôtre.
Prise en charge : Rhenus Office Systems France procède alors à l’enlèvement de vos dossiers (en conteneurs, en logibox ou en palettes) avec le plus de discrétion possible pour respecter votre environnement de travail. Notre personnel assure la prise en charge et le transport de vos documents jusqu’au nouvel endroit de stockage avec le plus grand professionnalisme et est soumis à une politique stricte de confidentialité.
Mise en place optionnelle : Arrivés sur le nouveau lieu d’archivage, vos documents peuvent être, à votre demande, mis en place sur les nouveaux rayonnages dédiés. Un plan de classement est créé pour vous permettre une gestion optimale de votre salle.

Bénéfices

Un gain de temps

Il est très chronophage de trier et de transférer soi même des documents, ne gâchez plus votre temps !

Une garantie de confidentialité

Tous nos employés et les fournisseurs avec qui nous travaillons sont formés et dépendent d’une clause de confidentialité.

Une meilleure gestion et un gain de coût

Nos équipes assurent le tri et le classement de vos dossiers avant tout transfert, allégeant sensiblement votre gestion post tri et ne vous fera payer que pour les documents nécessitant réellement d’être transférés.

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Assurez votre avenir, nous conservons votre passé

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Pourquoi confier le transfert d’archives à Rhenus ?

Le déménagement d’archives papiers est une tâche souvent fastidieuse pour une entreprise, qui prend du temps. En la confiant à notre entreprise d’archivage, vous profitez d’un accompagnement complet dans le transport de vos documents partout en France - à Paris, Rouen, Le Havre ou Toulouse notamment. Cela vous permet de vous consacrer à d’autres tâches, et de profiter du savoir-faire de professionnels. D’autant que nous intervenons pour deux types de transfert :

interne pour déplacer des dossiers de vos bureaux à un autre niveau de votre bâtiment (un sous-sol par exemple) ;
externe pour assurer le transport de documents d’un lieu à un autre, à la suite d’un déménagement ou si votre local d’archivage se situe en-dehors de vos locaux.

De même, nous nous occupons de chaque étape de votre transfert, de la mise en carton au dépoussiérage d’archives, en passant par le rangement de vos dossiers dans toute la France, par exemple à Toulouse, Rouen, Le Havre ou Paris. En outre, nos équipes étant soumises à une clause de confidentialité, vous avez la garantie que vos données sont en sécurité, et qu’elles ne seront pas divulguées. Vous pouvez donc nous faire confiance, nous mettons notre expertise à votre service. Alors n'hésitez pas à nous contacter !

Quels types de documents prenons-nous en charge ?

Le transfert d’archives en France par notre entreprise concerne plusieurs documents, dont :

des dossiers médicaux, bancaires, juridiques, d’assurances ;
des pièces comptables ; des documents administratifs à conserver pendant un certain nombre d’années ;
des contrats ;
des dossiers sensibles, confidentiels.

Si besoin, nous pouvons également gérer la destruction d’archives qu’il n’est plus nécessaire de garder, et qui encombrent inutilement l’espace.

Quels que soient les papiers confiés à notre entreprise Rhenus, vous savez qu’ils sont entre les mains de professionnels. Leur transport se fait dans les meilleures conditions à Paris, Rouen, Le Havre ou encore, Toulouse. Quelle que soit votre activité, nous vous proposons une solution adaptée à votre situation (déménagement, transfert …etc.). Pour en savoir plus et recevoir un devis, contactez-nous !

Q&A

Pourquoi faire appel à Rhenus et pas à une société de transport?

Contrairement aux sociétés de transport classiques, Rhenus Office Systems assure la gestion totale de la prestation. Nos équipes peuvent prendre en charge vos documents directement dans votre salle archives, les transporter et les mettre en place dans les nouveaux rayonnages de manière cohérente et fonctionnelle.

Dois je fournir du matériel pour l’intervention?

Lors de nos interventions, nous ne vous demandons aucun matériel ni cartons. Nous fournissons tout le nécessaire pour permettre le déménagement de vos différents dossiers. Nous nous occupons bien évidemment de tous types d’archives (dossiers médicaux, contrats…).

Quelle est votre zone d’intervention?

Rhenus Office Systems France peut intervenir dans toute la France métropolitaine.

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